Workflow: Suivi des Notes de Frais

Temps estimé: 20 minutes Difficulté: Intermédiaire Catégorie: 🗂️ Organisation Professions: Toutes professions

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Cas d’usage

Vous avez des photos de tickets de caisse, des captures d’écran ou des documents scannés et vous devez:

Extraire les données de dépenses dans un tableur
Catégoriser les dépenses
Créer des totaux et des synthèses
Assurer le suivi pour un remboursement ou la comptabilité

⚠️ Important: Claude lit très bien les champs d’un ticket (fournisseur, date, totaux) mais est plus faible pour l’extraction ligne par ligne des tableaux (63 % de précision contre 97 % pour les champs). Vérifiez toujours les totaux manuellement. Prévoyez 30 à 50 % du temps gagné pour la validation et la correction des erreurs.

Prérequis

Cowork activé avec accès à Chrome (pour les photos de tickets)
Images de tickets (JPG, PNG) ou PDF
Workspace folder créé

Instructions étape par étape

Étape 1: Préparer les tickets

# Créer la structure du workspace
mkdir -p ~/Cowork-Workspace/{input/receipts,output}

# Copier les tickets dans le workspace
cp ~/Downloads/*.jpg ~/Cowork-Workspace/input/receipts/
cp ~/Downloads/*.png ~/Cowork-Workspace/input/receipts/
cp ~/Downloads/*.pdf ~/Cowork-Workspace/input/receipts/

Astuce: Donnez des noms de fichiers descriptifs si possible (par exemple 2024-01-15-uber.jpg)

Étape 2: Vérifier la qualité des tickets

Contrôlez la qualité des images. Cowork utilise la reconnaissance de caractères (OCR) et fonctionne mieux avec:

Des photos nettes et bien mises au point
Un bon éclairage
Un ticket entièrement visible
Peu de reflets et d’ombres

Étape 3: Extraction initiale

Commencez par une extraction simple:

Extrais les données de dépenses des images de tickets dans ~/Cowork-Workspace/input/receipts/

Crée un fichier Excel avec les colonnes:
- Date (format AAAA-MM-JJ)
- Fournisseur/Magasin
- Montant (nombre uniquement, sans symbole monétaire)
- Devise (code à 3 lettres: USD, EUR, etc.)
- Catégorie
- Moyen de paiement (si visible: Espèces, Crédit, Débit)
- Nom du fichier du ticket (pour référence)

Sauvegarde dans: ~/Cowork-Workspace/output/expenses.xlsx

Étape 4: Vérifier les premiers résultats

Ouvrez le fichier Excel et contrôlez:

Les dates sont-elles correctes ?
Les montants sont-ils exacts ?
Les fournisseurs sont-ils bien reconnus ?
Y a-t-il des données manquantes ou illisibles ?

Étape 5: Demander des corrections

S’il y a des problèmes:

Relis le fichier de dépenses que tu as créé.

Corrections à faire:
- Ligne 3: le montant doit être 45.99, pas 4599
- Ligne 7: la date doit être 2024-01-15
- Ligne 12: le fournisseur est "Starbucks" et non "Slarbucks"

Applique ces corrections et sauvegarde.

Étape 6: Ajouter des synthèses

Enrichissez le tableur avec une analyse:

Enrichis ~/Cowork-Workspace/output/expenses.xlsx avec:

Feuille 2 - "Synthèse par catégorie":
- Catégorie
- Montant total
- Nombre de transactions
- Pourcentage du total

Feuille 3 - "Synthèse mensuelle":
- Mois
- Montant total
- Nombre de transactions
- Catégorie principale

Feuille 4 - "Synthèse par fournisseur":
- Fournisseur
- Total dépensé
- Nombre de visites
- Transaction moyenne

Ajoute des formules pour que les synthèses se mettent à jour automatiquement.
Utilise la syntaxe de formules [européenne/américaine].

Étape 7: Revue finale

Crée une synthèse finale des données de dépenses:
- Total des dépenses
- Période couverte
- Nombre de tickets traités
- Tickets dont l'extraction n'a pas pu être complète

Sauvegarde la synthèse dans ~/Cowork-Workspace/output/expense-summary.txt

Exemples de prompts

Extraction simple

Extrais les dépenses des tickets dans ~/Cowork-Workspace/input/receipts/
Colonnes: Date, Fournisseur, Montant, Catégorie
Sauvegarde dans ~/Cowork-Workspace/output/expenses.xlsx

Avec catégorisation automatique

Extrais les dépenses et catégorise-les automatiquement:
- Restauration: restaurants, cafés, courses alimentaires
- Transport: uber, lyft, carburant, parking
- Bureau: fournitures, logiciels, abonnements
- Voyages: hôtels, vols, locations de voiture
- Autre: tout le reste

Sauvegarde avec les catégories dans ~/Cowork-Workspace/output/categorized-expenses.xlsx

Avec séparation de la taxe

Extrais les dépenses avec le détail de la taxe:
Colonnes: Date, Fournisseur, Sous-total, Taxe, Total, Catégorie

Pour les tickets qui indiquent la taxe séparément, extrais-la.
Pour les tickets sans détail de taxe, mets le total dans la colonne Total et laisse Taxe vide.

Ajoute une synthèse indiquant le total de taxe payée.

Rapport de remboursement

Crée un rapport de remboursement à partir des dépenses de ~/Cowork-Workspace/output/expenses.xlsx

Format document Word avec:
- Nom de l'employé: [Votre nom]
- Période du rapport: [Détection automatique à partir des dates]
- Tableau détaillé des dépenses
- Sous-totaux par catégorie
- Total général
- Ligne d'attestation à signer

Sauvegarde dans ~/Cowork-Workspace/output/reimbursement-report.docx

Troubleshooting

L’OCR ne parvient pas à lire un ticket

Cause: Mauvaise qualité d’image, police inhabituelle ou ticket abîmé

Solutions:

Reprendre la photo avec un meilleur éclairage
Essayer de scanner au lieu de photographier
Saisir manuellement les données des tickets problématiques

Pour les tickets que tu n'as pas pu lire, ajoute des lignes de remplacement:
- Date: SAISIE MANUELLE NÉCESSAIRE
- Nom du fichier: [nom du fichier du ticket]
Je compléterai les détails à la main.

Montants extraits incorrects

Problèmes fréquents:

Confusion de la virgule décimale (1500 au lieu de 15.00)
Symbole monétaire inclus dans le nombre
Confusion entre total et sous-total

Relis tous les montants du fichier de dépenses.
Vérifie que:
- Les montants sont des nombres uniquement (pas de symbole $ ou €)
- Les décimales sont correctes (15.99 et non 1599)
- Tu utilises le montant TOTAL, pas le sous-total

Montre-moi les lignes pour lesquelles tu as un doute sur le montant.

Catégories erronées

Recatégorise les dépenses avec ces règles:
- "Amazon" → Vérifier l'article: Bureau si fournitures, Personnel sinon
- "Uber"/"Lyft" → Transport (pas Voyages)
- Cafés → Restauration (pas Bureau)

Mets à jour le tableur avec les bonnes catégories.

Doublons

Cherche les dépenses en double (même date, même fournisseur, même montant).
Marque les doublons potentiels mais ne supprime rien.
Ajoute une colonne indicateur "Doublon possible".

Paramètres régionaux

États-Unis / Canada

Utilise le format américain:
- Dates: MM/JJ/AAAA
- Devise: USD/CAD
- Séparateurs de formules: virgule (,)

Europe

Utilise le format européen:
- Dates: JJ/MM/AAAA
- Devise: EUR
- Séparateurs de formules: point-virgule (;)

Devises multiples

Gère plusieurs devises:
- Conserve la colonne de la devise d'origine
- Ajoute une colonne "Montant USD" avec la conversion
- Utilise le taux de change à la date du ticket
- Indique le taux de conversion dans la synthèse

Variantes

Rapprochement avec un relevé de carte bancaire

Compare les tickets extraits avec le relevé de carte bancaire dans ~/Cowork-Workspace/input/statement.pdf

Crée un rapport de rapprochement avec:
- Les transactions rapprochées
- Les lignes du relevé sans ticket
- Les tickets sans ligne au relevé
- Les écarts de montant

Rapport de dépenses mensuel

À partir des dépenses de ~/Cowork-Workspace/output/expenses.xlsx, crée un rapport mensuel:

Inclus:
- Dépenses par catégorie (données pour un graphique en camembert)
- Comparaison avec le mois précédent
- Catégories de dépenses les plus élevées
- Transactions inhabituelles
- Suivi du budget (si un budget est fourni)

Sauvegarde dans ~/Cowork-Workspace/output/monthly-report.docx

Consolidation des dépenses d’équipe

Consolide les fichiers de dépenses de ~/Cowork-Workspace/input/team-expenses/
(Plusieurs fichiers de dépenses de différents membres de l'équipe)

Crée un tableur principal avec:
- Toutes les dépenses de tous les fichiers
- Une colonne "Soumis par"
- Les totaux de l'équipe
- Les totaux par personne

Sauvegarde dans ~/Cowork-Workspace/output/team-expenses.xlsx

Bonnes pratiques

Nommer correctement les tickets : AAAA-MM-JJ-fournisseur.jpg aide Cowork
Traiter par lots : Ne faites pas 200 tickets d’un coup; travaillez par 20 à 30
Vérifier TOUS les totaux : La précision de l’OCR ligne par ligne est d’environ 63 %; vérifiez toujours les sommes à la main
Garder les originaux : Ne supprimez pas les images des tickets avant vérification
Noter les incertitudes : Demandez à Cowork de signaler les extractions incertaines
Prévoir la validation : Comptez 30 à 50 % du temps « gagné » pour la correction des erreurs
Utiliser Max pour les gros lots : Le quota Pro (environ 1,5 h d’usage intensif) peut ne pas suffire pour plus de 50 tickets

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