Workflow: Transformation Devis → Facture

Temps estimé: 10 minutes Difficulté: Débutant Catégorie: 📋 Administratif Professions: Tous

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Cas d’usage

Un client a accepté votre devis et vous devez rapidement le transformer en facture. Ce workflow vous aide à:

Convertir devis en facture automatiquement
Garder cohérence numérotation et montants
Ajouter les mentions légales facture
Archiver correctement

⚠️ Important: Vérifiez toujours que le devis accepté correspond exactement aux prestations facturées.

Prérequis

Cowork activé dans Claude Desktop
Devis accepté (PDF ou Word)
Numéro de facture suivant
Accord client (email, signature, bon pour accord)
Workspace folder créé

Instructions étape par étape

Étape 1: Préparer le devis source

mkdir -p ~/Cowork-Workspace/{input,output/factures}

# Copier devis accepté
cp ~/Documents/Devis/D2026-042.pdf ~/Cowork-Workspace/input/

Étape 2: Convertir en facture

Convertis le devis ~/Cowork-Workspace/input/D2026-042.pdf en facture

TRANSFORMATIONS:
1. Remplacer "DEVIS" par "FACTURE"
2. Remplacer numéro devis D2026-042 par F2026-085
3. Remplacer date devis par date facture: 20 janvier 2026
4. Ajouter date échéance: 19 février 2026 (30 jours)

CONSERVER À L'IDENTIQUE:
- Coordonnées client
- Prestations et quantités
- Prix unitaires et totaux (HT, TVA, TTC)
- Conditions générales de vente (si présentes)

AJOUTER:
- Mention "Devis D2026-042 du [date devis] accepté le [date acceptation]"
- Conditions de paiement: 30 jours net
- Pénalités de retard: Taux BCE + 10 points + indemnité forfaitaire 40€
- Mode de paiement: [Virement / Chèque / Espèces si <1000€]
- Coordonnées bancaires (RIB)

SUPPRIMER (si présent):
- Mention "Devis gratuit et sans engagement"
- Validité devis (n'a plus de sens sur facture)

Format: PDF
Sauvegarde: ~/Cowork-Workspace/output/factures/F2026-085.pdf

Étape 3: Vérifier la cohérence

Cowork montrera le plan. Vérifiez:

✓ Montants identiques devis/facture
✓ Numérotation correcte et unique
✓ Dates cohérentes (facture ≥ devis)
✓ Toutes mentions légales présentes

Si écart avec devis:

ATTENTION: Le client a demandé modification après devis

Devis initial D2026-042:
- Prestation A: 500€

Client demande:
- Prestation A: 600€ (option premium ajoutée)

Facture F2026-085:
- Prestation A option premium: 600€
- Ajouter note: "Modification convenue avec client le [date]"

Étape 4: Générer et archiver

Procède avec la conversion

Vérifier et archiver:

# Ouvrir facture générée
open ~/Cowork-Workspace/output/factures/F2026-085.pdf

# Créer lien devis ↔ facture pour traçabilité
echo "Devis D2026-042 → Facture F2026-085 le 20/01/2026" >> ~/Cowork-Workspace/output/correspondances.txt

Étape 5: Suivi (optionnel)

Créer rappel échéance:

Depuis facture F2026-085 (échéance 19/02/2026):

Crée rappel paiement:
- Date alerte: 12/02/2026 (7 jours avant échéance)
- Action: Vérifier si paiement reçu
- Si non: Relance courtoise

Format: Ligne dans ~/Cowork-Workspace/output/rappels-paiement.csv
Colonnes: Facture | Client | Montant | Échéance | Rappel | Statut

Exemples de prompts

Conversion simple

Devis D2026-038 accepté → Facture F2026-074

Devis: ~/Cowork-Workspace/input/D2026-038.pdf
Date facture: 20/01/2026
Échéance: +30 jours (19/02/2026)
Aucune modification aux prestations

Ajoute:
- Mention "Devis D2026-038 du 12/01/2026 accepté le 18/01/2026"
- RIB: IBAN FR76... BIC BNPAFRPP...
- Paiement virement bancaire

Sauvegarde: ~/Cowork-Workspace/output/factures/F2026-074.pdf

Conversion avec acompte

Devis D2026-051 Total TTC: 5000€

Client verse acompte 30% = 1500€

Génère 2 factures:

FACTURE 1 (acompte):
- Numéro: F2026-089
- Date: 20/01/2026
- Montant: 1500€ TTC
- Mention: "Acompte 30% - Devis D2026-051"
- Échéance: Immédiate (paiement à la commande)

FACTURE 2 (solde - à émettre plus tard):
- Numéro: F2026-XXX (à déterminer)
- Montant: 3500€ TTC
- Mention: "Solde - Devis D2026-051 - Acompte F2026-089 déduit"
- Échéance: Après livraison/fin travaux

Pour l'instant, génère uniquement F2026-089 (acompte)
Sauvegarde: ~/Cowork-Workspace/output/factures/F2026-089-acompte.pdf

Lot de conversions

Convertis en lot 5 devis acceptés dans ~/Cowork-Workspace/input/devis-acceptes/

Pour chaque devis:
1. Lire numéro devis D2026-XXX
2. Générer facture F2026-YYY (numérotation séquentielle à partir de F2026-090)
3. Date facture: 20/01/2026
4. Échéance: +30 jours
5. Ajouter mentions standard

Créer aussi fichier récapitulatif Excel:
- Colonnes: Devis | Facture | Client | Montant | Date | Échéance
- Sauvegarde: ~/Cowork-Workspace/output/conversions-janvier-2026.xlsx

Troubleshooting

Devis incomplet ou modifié

Cause: Négociation après devis Solution: Documenter changements:

Le devis D2026-042 a été modifié après acceptation:

DEVIS INITIAL:
- Prestation A: 1000€
- Prestation B: 500€
Total: 1500€

ACCORD CLIENT (email du 18/01):
- Prestation A supprimée
- Prestation B: 500€
- Prestation C ajoutée: 700€
Total: 1200€

FACTURE F2026-085:
Reprendre accord final (1200€)
Ajouter note: "Prix selon accord email du 18/01/2026"
Joindre copie email acceptation

Numérotation décalée

Cause: Oubli d’une facture ou doublon Solution: Vérifier registre:

Liste toutes factures dans ~/Cowork-Workspace/output/factures/
Trie par numéro chronologique
Identifie dernier numéro utilisé: F2026-084
Prochain numéro: F2026-085

Si trou dans numérotation (ex: F2026-082 manquant):
→ Investiguer: facture annulée? oubliée?
→ Ne jamais réutiliser numéro annulé (créer F2026-085bis si besoin)

TVA changée entre devis et facture

Cause: Changement statut entreprise Solution: Expliciter:

Devis émis quand j'étais sous franchise TVA
Facture émise après passage régime normal TVA

Facture F2026-085:
- Reprendre montants HT du devis
- Ajouter TVA 20%
- Nouveau total TTC
- Ajouter note explicative:
  "TVA applicable depuis le [date] - Changement régime fiscal"

Informer client avant émission si montant TTC change

Variations

Conversion avec facture intermédiaire

Devis D2026-055 pour chantier 3 mois
Facturation par étapes:

FACTURE 1 (30% avancement):
Mois 1: F2026-091 = 30% total devis

FACTURE 2 (30% avancement):
Mois 2: F2026-105 = 30% total devis

FACTURE 3 (solde):
Mois 3: F2026-118 = 40% total devis

Chaque facture mentionne:
- "Devis D2026-055 - Phase X/3"
- Cumul facturé: X% sur Y€ total

Conversion automatique emails

Surveille ma boîte email pour sujets "[ACCEPTÉ] Devis D2026-XXX"

Quand email reçu:
1. Extraire numéro devis
2. Chercher PDF devis dans ~/Documents/Devis/
3. Convertir en facture automatiquement
4. Sauvegarder dans ~/Cowork-Workspace/output/factures/
5. M'envoyer email avec:
   - Confirmation conversion
   - Lien facture générée
   - Rappel vérifier avant envoi client

(Workflow avancé - nécessite automation email)

Export comptabilité

Après conversion devis → facture:

Génère aussi ligne comptable pour export logiciel compta:

Format CSV:
Date | Compte | Libellé | Débit | Crédit | Référence
20/01/2026 | 411000 | Client Dupont F2026-085 | 1200.00 | | F2026-085
20/01/2026 | 706000 | Vente prestation | | 1000.00 | F2026-085
20/01/2026 | 445710 | TVA collectée 20% | | 200.00 | F2026-085

Ajouter au fichier ~/Cowork-Workspace/output/export-compta-2026.csv

Bonnes pratiques

Conservation devis — Archiver devis ET facture ensemble (traçabilité)
Acceptation formelle — Toujours avoir preuve acceptation (email, signature, BPA)
Délai raisonnable — Émettre facture max 1 mois après acceptation devis
Cohérence montants — Si modification, documenter et informer client
Numérotation unique — Jamais 2 factures avec même numéro
Vérification double — Relire avant envoi (erreur facture = avoir + nouvelle facture)
Échéance claire — Toujours mentionner date limite paiement
Envoi rapide — Envoyer facture dans 48h après acceptation (crédibilité)

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